細則
第1条 定義
- 理事会：本クラブの理事会
- 理事：本クラブの理事メンバーで理事会の議事について議決権を有する者
- 役員：本クラブの運営執行メンバーで理事会の議事について議決権を有しない者
- 会員：名誉会員以外の本クラブ会員
- RI：国際ロータリー
- 年度：７月１日に始まる１２ヵ月間
第2条 理事会
すなわち本細則３条第１節に基づいて選出された 名の理事、会長、副会長、会長エレクト(後任者が決定されていない場合は会長ノミニー)、幹事、会計、直前会長、会場監督、諮問委員である。
第3条 理事および役員の選挙
第1節
現会長は、次次年度会長の選出について毎年９月在籍する直前５代会長経験者と現会長、幹事による指名委員会を召集するものとする。なお指名委員長は歴代の順とする。
指名された会長ノミニー候補者は年次総会の過半数をもって承認されるものとする。
現会長は次年度会長に次年度の理事、役員を指名することを毎年11月の第3例会までに求めなければならない。その指名は、次年度会長による推薦によって行う。選考された理事、役員は年次総会の過半数をもって承認されるものとする。
承認された会長候補は、会長ノミニーとなるものとし、その選挙の後の次の７月１日に始まる年度に、会長ノミニーのまま理事会のメンバーを務めた年度直後の７月１日に、会長に就任するものとする。会長ノミニーは、後任者の選挙が行われた後に会長エレクトの役職名となるものとする。
第2節
選出された理事および役員で理事会を構成するものとする。会場監督と諮問委員は会長経験者がこれに当たるものとし、不都合ある場合は理事会が選任することとする。
第3節
理事会またはその他の役職に生じた欠員は、残りの理事の決定によって補填すべきものとする。
第4節
理事エレクトまたは役員エレクトの地位に生じた欠員は、残りの被選理事の決定によって補填すべきものとする。
第4条 役員の任務
第1節 会長
会長は本クラブの会合および理事会の会合において議長を務め、その他通常その職に付随する任務を行うことをもって会長の任務とする。
第2節 会長ノミニー
会長ノミニーは理事会のメンバーとしての任務およびその他会 長または理事会によって定められる任務を行うものとする。
第3節 副会長
副会長は会長不在の場合は本クラブの会合および理事会の会合において議長を務め、その他通常その職に付随する任務を行うことをもって副会長の任務とする。
第4節 幹事
幹事は、会長とともにクラブ運営の企画立案をし、その管理、活動すべてに関わり、事務調整を図り各委員会の活発な活動を促し、理事会および委員会の諸会合の議事録をつくりこれを保管し、諸種の義務報告を遅滞無く行い、諸種支払いを確認し、その他通常その職に付随する任務を行うにある。
第5節 副幹事
副幹事は幹事を補佐し、不在の場合は代理を務め、通常の例会の進行を担当する。
第6節 会計
会計は、すべての資金を管理保管し、毎年1回およびその他理事会の要求あるごとにその説明を行い、その他通常その職に付随する任務を行うこととする。その職を去るに当たっては会計はその保管するすべての資金、計算帳簿、その他あらゆるクラブ財産を、その後任者または会長に引き継がなければならない。
第7節 会場監督
会場監督は通常その職に付随する任務、およびその他会長または理事会によって定められる任務とする。
第8節 諮問委員
諮問委員は理事会からの諮問に応ずるものとする。
第5条 会合
第1節 年次総会
本クラブの年次総会は毎年１２月第３例会日 に開催されるものとする。そしてこの年次総会において次々年度の会長および次年度の理事・役員の選挙を行わなければならない。
第2節
本クラブの毎週の例会は木曜日１２時３０分に開催するものとする。
第3節
会員総数の3分の1をもって本クラブの年次総会および例会の定足数とする。
第4節
定例理事会は原則毎月第1例会日 １１時１５分に開催されるものとする。臨時理事会は会長がその必要ありと認めたとき、または理事会のメンバー2名の要求あるとき、会長によって招集されるものとする。但しその場合然るべき予告が行われなければならない。
第5節
理事会の過半数をもって理事会の定足数とする。
第6条 入会金および会費
第1節
入会金は３０．０００円とし、入会承認に先んじ納入すべきものとする。
第2節
会費は年額２００．０００円とし、半年ごとの各支払額のうち一部は各会員のRI公式地域雑誌の購読料に充当するという諒解の下に、毎年2回7月1日および1月1日に納入すべきものとする。
第7条 採決の方法
本クラブの議事は、理事および役員を投票によって選挙する場合を除き、口頭による採決をもって処理されるものとする。理事会は、特定の決議案を、口頭ではなく投票により処理することを決定することができる。
第8条 奉仕部門
奉仕部門は、本ロータリークラブの活動のための理念と実践の枠組みである。それはクラブ奉仕、職業奉仕、社会奉仕、国際奉仕、新世代奉仕である。本クラブは、奉仕部門の各部門に積極的に取り組むこととする。
第9条 委員会
クラブの各委員会は地域に根ざした職業人の集まりであることを認識し、四大奉仕部門に基づいた年次および長期的な目標を推進する責任を持つため委員長、必要があれば副委員長をおくものとする。また委員会の各担当には担当責任者を置くものとする。会長ノミニー、会長および直前会長は、指導の継続と計画の引き継ぎを確約するために、協力するものとする。また、一貫性を保持するため、実行可能であれば、各委員会１名は同じ委員会に3年間継続されるのが望ましく、2年目には担当責任者、3年目は委員として残る輪番を構築することを推奨する。
（註：委員会構成は、別添 青森ロータリークラブ組織・委員会構成を参照）
クラブ運営委員会
この委員会はクラブの効果的な運営に関連する活動を実施します。クラブ運営のために必要な活動には、以下のようなものがあります。
- 出席を奨励、記録、報告します。
- 例会および特別集会のプログラムを組織します。
- クラブ会員間の親睦を促進します。
- 姉妹関係にあるお互いのﾛｰﾀﾘｰ活動を通じて相互理解を深める努力をします。
- 会費の徴収およびクラブ資金のながれを管理します。
- 委員会の会議にはクラブ幹事と会計の出席を求め全体の状況を認識します。
クラブ運営を担当する各責任者は、お互いに協力しクラブの効果的運営を確実にする為に、上記のあらゆる分野において調整を図る必要があります。
- 出席担当
- プログラム担当
- 親睦活動担当
- 姉妹ｸﾗﾌﾞ担当
クラブ広報委員会
ロータリークラブのイメージを高めることが、委員会の重要な責務です。広報によって、会員勧誘から地域社会奉仕にいたるまで、さまざまなクラブ活動の影響力を高めます。RI公式地域雑誌の内容について話題を提供したり、記事を投稿することによりクラブ会員にロータリー情報や知識を提供することができます。
- 会報担当
- 雑誌広報担当
クラブ強化委員会
会員増強の方策を立てるには、会長以下クラブ会員一致団結した努力が必要です。会員の勧誘、オリエンテーションおよび、退会防止をする為に委員会はクラブ指導者と緊密に協力いたします。
- 会員増強担当
- ロータリー情報担当
奉仕プロジェクト委員会
奉仕プロジェクトはすべての会員の協力を必要とします。クラブ指導者と協力して奉仕プロジェクトを選び、計画し、実施し、そして評価します。
地区資金などの補助金プログラムを熟知しクラブの奉仕活動の検討、推進を図ります。
- 環境保全担当
- 新世代担当
- 職業研修担当
- カウンセラー担当
寄金プログラム委員会
基金活動は、クラブ活動を支え多くの奉仕プロジェクトを支援するうえで重要な役割を果たします。委員会は寄金活動およびそれが支援するプロジェクトを成功させるために、寄金に関する理解をすすめ、必要であれば各委員会の協を要請します。
- 財団・米山寄金担当
- 世界社会寄金担当
- ニコニコ担当
その他、必要に応じて特別委員会を設けることができる。
- 会長は、職権上すべての委員会の委員となるものとし、その資格において委員会に付随するあらゆる特典をもつものとする。
- 各委員会は本細則によって付託された職務およびこれに加えて会長または理事会が付託する事項を処理すべきものとする。理事会によって特別の権限を与えられた場合を除き、これらの委員会は、理事会に報告してその承認を得るまでは行動してはならない。
- それぞれの委員長はその担当の定期会合にたいして責任をもち、担当の全活動に関して理事会に報告するものとする。
第10条 委員会の任務
会長は、その任期中の諸委員会の任務を確定し、評価するものとする。各委員会の任務を発表するにあたり、会長は既存の適切なRI文書を参照するものとする。奉仕プロジェクト委員会はその年度計画を考案する際、職業奉仕、社会奉仕、および国際奉仕の部門を考慮するものとする。
それぞれの委員会は、具体的な権限、明確な目標、および各年度の始めにその年度内に実施する行動計画を設定するものとする。上述の通り、ロータリー年度の開始に先立ち、クラブの各委員会のための推奨事項、委託任務、目標、計画に関し理事会に対し説明発表するための準備を整えるにあたり、必要な指導を施すのは会長エレクトの主要責務である。
各委員会における担当の責務
- クラブ運営委員会
- 出席担当
- クラブの例会への出席を奨励し、会員が自分のクラブの例会に主席できない場合にはメーキャップを奨励します。
- すべての会員に出席の必要性について知らせます。
- 出席が不十分な場合は、状況を修正するために協力します。
- すべての会員が、地区大会、地区研修会合、都市連合会合、およびRI国際大会を含むすべてのロータリー会合の出席をするよう推進します。
- プログラム担当
- すべてのクラブ例会および特別会合のためのプログラムを準備、手配します。
- クラブの記念日や、企画したプログラムが会員にとって関連があり、意味深いものであるよう工夫します。
- 親睦活動担当
- 例会の運営を担当します。（受付、食事、BGM、他）
- 会員同士が知り合い、友情を深めるよう推進します。
- クラブの催しおよび社交活動への会員の参加を推進します。
- 訪問ロータリアンおよび来賓を歓迎します。
- 姉妹クラブ担当
- お互いのロータリー活動を通じて、地域事情の観点に立って相互理解を深める努力をします。
- 定期的な相互訪問の推進により交流と会員同士の親睦を深めます。
- 互いのロータリー活動を通じて協力し合い、新たな奉仕の機会を見出し、プログラムとして具現化することも考慮します。
- 出席担当
- クラブ広報委員会
- 会報担当
- この担当は、クラブ週報の刊行によって、関心を促して出席の向上を図り、例会やクラブ会報を通じて会員やロータリーのニュースを伝えます。
- クラブ活動に対する関心を高め、出席を促します。
- 卓話の概要を載せ、次回のプログラムを予告します。
- 親睦活動を推進し、すべての会員のロータリー教育に貢献します。
- 雑誌広報担当
- ロータリーの友への関心を高め、雑誌月間（４月）のための活動を計画します。
- クラブの奉仕活動やニュースの記事や写真をロータリーの友誌へ投稿します。
- 友誌の内容を月ごとに委員会内で検討し、例会で紹介し情報や知識を提供します。
- 広く社会にロータリー活動を広報し理解と協力を推進します。
- ホームページを管理運営します。
- 会報担当
- クラブ強化委員会
- 会員増強担当
- 会長とともにクラブの会員増強目標を設定します。
- 年度開始の早い時期に職業分類表を整理検討します。
- 新会員候補者の一般的資格を調査し品位あるクラブ会員の維持につとめます。
- 会員基盤の拡大のために、設定された目標を達成するための方策をたてます。
- 会員の退会防止の為の方法を探します。
- 会員増強および拡大月間（８月）の為の活動を計画します。
- ロータリー情報担当
- ロータリー会員の特典や責務に関する情報を、新会員及びクラブ会員に提供します。
- 新会員のクラブにおける最初の1年間のオリエンテーションを監督します。
- ロータリーの歴史、綱領、活動に関する情報を会員に提供します。
- ロータリー理解推進月間（１月）の為の活動を計画します。
- 三年に一度ＲＩで行われる規定審議会における事項を検討と啓蒙します。
- 会員増強担当
- 寄金プログラム委員会
- 財団・米山寄金担当
- ロータリー財団への理解と協力を推進し、寄付金の募金活動を行います。
- 米山記念奨学会への理解と協力を推進し、寄付金の募金活動を行います。
- クラブの年次寄付目標を達成するために計画、遂行します。
- 各補助金プログラムを検討し、資格基準および申請手続きに関する情報を整理します。
- 米山月間(10月)、ロータリー財団月間（11月）のための活動を計画します。
- Ｒ財団寄付金、米山奨学寄附金を管理し表彰対象者の申請、およびこれらの推進と広報をおこないます。
- 奨学金の支給業務を管理いたします。
- 世界社会寄金担当
- WCSプロジェクトの理解と推進を図ります。
- 年度当初に目標を定め、１００円献金への協力と理解を進めます。
- 2月23日の「世界理解と平和の日」の為の活動を計画します。
- ニコニコ担当
- クラブ会員に呼びかけ自由意志で、友情や善意の寄付金を管理します。
- ニコニコの題材や情報を収集し例会場に掲示し、例会場でのニコニコの受付をします。
- クラブ内での出来事や、会員の慶事又は失敗ごとのお詫びなどユーモアを交えて広報し善意や友情の寄付金を募ります。
- 年度当初に例会ごとの目標金額を定め理解と協力を求めます。
- 財団・米山寄金担当
- 奉仕プロジェクト委員会
- 環境保全担当
- 常に世界や地域社会の環境問題に留意し、プロジェクトの可能性を図ります。
- 浅虫湯の島の清掃活動を計画と実施をします。
- 青森市の水源地への植樹活動の計画と実施をします。
- 新世代担当
- 提唱ローターアクトクラブ（県立保険大学内）の活動をサポートし連絡を蜜にします。
- ローターアクト例会に出席し、大学の担当事務局との連絡を蜜にします。
- インターアクトの担当教師との連絡を蜜にし、活動の理解と推進を図ります。
- アクターの奉仕活動に協力し、また当クラブの奉仕活動に対しても協力を要請します。
- 世界ローターアクト週間（3月13日を含む週）の為の活動を計画します。
- 職業研修担当
- 企業倫理の高揚を推進するための活動を計画します。
- 職業における高い道徳的水準を啓蒙します。
- 中高生の職場研修の受け入れや社会研修の推進を図ります。
- 中高生の職場研修の受け入れや社会研修の推進を図ります。
- カウンセラー担当
- 海外からの来訪学生のメンタルケアーを行います。
- ホストファミリーや他の協力者とのコミュニケーションを図ります。
- 期日が決められた提出書類レポートなどの提出の確認をします。(米山は3月9日）
- 卓話の機会をつくり、多くのロータリアンとの交流を深めロータリーの理解を深めます。
- 学校内では体験できない人物、文化交流、地域活動参加への機会をつくます。
- 環境保全担当
第11条 出席義務規定の免除
理事会に対して書面をもって、正当かつ十分な理由を具して申請することによって、会員は出席義務規定の免除が与えられ、一定期間を限り本クラブの例会出席を免除される。
（注：このような出席義務規定の免除は会員身分の喪失を防ぐためのものである。しかし本クラブに対してその会員を出席同様にみなすためのものではない。その会員が他のクラブの例会に出席しない限り、出席を免除された会員は欠席と記録されなければならない。但し標準ロータリー・クラブ定款の規定に基づいて認められた欠席は本クラブの出席記録に算入されない）
第12条 財務
第1節
各会計年度の開始に先立ち、理事会はその年度の収支の予算を作成しなければ ならない。
その予算は、これらの費目に対する支出の限度となるものとする。但し、理事会の議決によって別段の指示がなされた場合はこの限りでない。予算は２つの部分に分けられるものとする。すなわち、クラブ運営に関する予算と、ニコニコ・奉仕活動運営に関する予算である。
第2節
会計は本クラブの資金をすべて理事会によって指定される銀行に預金しなけれ ばならない。クラブ資金は２つの部分に分けられるものとする。すなわち、クラブ運営と奉仕プロジェクトに関する資金である。
第3節
すべての勘定書は、クラブ幹事の承認を受けた後、会計を経て事務局員によって支払われるものとする。
第4節
すべての資金業務処理は、毎年1回、公認会計士又は他の有資格者によって全面的な検査が行われるものとする。
第5節
資金を預かりあるいはこれを取り扱う役員は、本クラブの資金の安全保管のために理事会が要求する場合、保証を提供しなければならない。保証の費用は本クラブが負担するものとする。
第6節
本クラブの会計年度は7月1日より翌年6月30日に到る期間とし、会費徴収の目的のために、これを7月1日より12月31日に至る期間および1月1日より6月30日に至る期間の二半期に分けるものとする。人頭分担金とRI公式地域雑誌購読料の支払は、毎年7月1日および1月1日に、それぞれ当日の本クラブ会員数に基づいて行われるものとする。
第13条 会員選出の方法
第1節
本クラブの正会員によって推薦された会員候補者の氏名は、書面をもって、本クラブ幹事を通じ、理事会に提出されるものとする。移籍する会員または他クラブに属していた元クラブ会員は、元クラブによって正会員に推薦されてもよい。この推薦は、本条に別な定めのある場合を除き、漏らしてはならない。
第2節
理事会は、その被推薦者がクラブ定款の職業分類と会員資格の条件をすべて満たしていることを確認するものとする。
第3節
理事会は、推薦状の提出後30日以内にその承認または不承認を決定し、これをクラブ幹事を通じて、推薦者に通知しなければならない。
第4節
理事会の決定が肯定的であった場合は、被推薦者に対し、ロータリーの目的および会員の特典と義務について説明しなければならない。この説明の後、被推薦者に対し、会員申込用紙に署名を求め、また、本人の氏名および本人に予定されている職業分類をクラブに発表することについて承諾を求めなければならない。
第5節
被推薦者についての発表後7日以内に、理事会がクラブ会員（名誉会員を除 く）の誰からも、推薦に対し、理由を付記した書面による異議の申し立てを受理しなかった場合は、その人は、名誉会員でないなら、本細則に定める入会金を納めることにより、会員に選ばれたものとみなされる。
理事会に対し異議の申し立てがあった場合は、理事会は、次の理事会会合において、この件について票決を行うものとする。異議の申し立てがあったにもかかわらず、入会が承認された場合は、被推薦者は、名誉会員でないなら、所定の入会金を納めることにより、クラブ会員に選ばれたものとみなされる。
第6節
このような選出後に、クラブ会長は、当該会員の入会式を行い、クラブ幹事は当該会員に対して会員証を発行し、ロータリー情報資料を提供するものとする。その他、会長もしくは幹事が新会員に関する情報をRIに報告し、会長が、当該新会員がクラブに溶け込めるよう援助する会員を1名指名し、同新会員をクラブ・プロジェクトまたは行事に配属する。
第7節
クラブは、標準ロータリー・クラブ定款に従い、理事会により推薦された名誉会員を選ぶことができる。
第14条 決議
クラブは、理事会によって審議される前に、本クラブを拘束するいかなる決議または提案も審議してはならない。もしかかる決議または提案がクラブの会合で提起されたならば、討議に付することなく理事会に付託しなければならない。
第15条 議事の順序
- 開会
- 点鐘
- ロータリーソング
- 来訪者の紹介
- 来信、告示事項およびロータリー情報
- 委員会報告（もしあれば）
- 審議未終了議事
- 新規議事
- スピーチその他のプログラム
- 点鐘
- 閉会
第16条 改正
本細則は、定足数の出席する任意の例会において、出席会員の3分の2の賛成投票によって改正することができる。但し、かかる改正案の予告は当該例会の少なくとも10日前に各会員に送付されていなければならない。クラブ定款およびRIの定款、細則と食い違うごとき改正または条項追加を本細則に対して行うことはできない。
第17条 会友
病気、その他の理由で退会したかつての会員であった者は、本クラブの会友に選ばれることができる。会友は、年会費を納入することを要しない。その他のことは、理事会で決定することができる。（但し、平成25年3月26日に失効する。）
第18条 決議23-34の尊重
当クラブは伝統的に決議23-34を堅持し尊重してきたものであり、今後もその姿勢は変わらないものとする。
附則
本細則は、平成20年12月19日の年次総会において改正を承認。
平成21年6月18日例会にて再改正、平成21年7月1日より実施する。
平成22年12月16日年次総会で改正、同日から実施。
平成23年12月15日年次総会で改正、同日から実施。
平成25年3月26日臨時総会で改正、同日から実施。